Algemene vergadering op afstand tijdens de COVID-19 pandemie

12 mei Algemene vergadering op afstand tijdens de COVID-19 pandemie

De algemene vergaderingen kunnen fysiek niet doorgaan ten gevolge van de federale maatregelen genomen in het kader van de levende coronacrisis.

Op 9 april 2020 werd een koninklijk besluit gepubliceerd waaruit blijkt dat de algemene vergaderingen die hadden moeten plaatsvinden in de periode vanaf 01/03/2020 tot en met 03/05/2020, maar niet hebben plaatsgevonden ten gevolge van de huidige situatie kunnen worden verplaatst of op een andere wijze kunnen plaatsvinden.

Met name, zonder enige statutaire machtiging (ongeacht of de statuten de mogelijkheid verbieden) kunnen de aandeelhouders of leden van de algemene vergaderingen van rechtspersonen ervoor kiezen om:

  • De stemmen van op afstand uit te brengen alvorens de algemene vergadering plaatsvindt.

Wanneer hiervoor wordt geopteerd zal het bestuursorgaan een stemformulier ter beschikking stellen (bijvoorbeeld via een website) aan de aandeelhouders of leden van de algemene vergadering waarop alle agendapunten worden opgenomen met een stemkeuze (voor/tegen/onthouding).

De stemformulieren kunnen aan de vennootschap, vereniging of stichting worden bezorgd op het door hem aangegeven adres door middel van een e-mail met een scan of een fotokopie van het ingevulde en ondertekende formulier als bijlage.

 

  • Een volmacht te verlenen voor de algemene vergadering.

Wanneer het bestuursorgaan hiervoor opteert, zal het bestuursorgaan een persoon aanduiden als volmachthouder, om een groot aantal volmachthouders te vermijden. De volmachthouder krijgt specifieke steminstructies voor elk agendapunt.

De volmacht kan worden bezorgd aan de vennootschap, vereniging of stichting op het door hem aangegeven adres door middel van een e-mail met een scan of een fotokopie van de ingevulde en ondertekende volmacht als bijlage.

 

  • De algemene vergadering te laten plaatsvinden via een video- of telefoonconferentie

De algemene principes die gelden voor algemene vergaderingen bepalen dat om rechtsgeldig te kunnen vergaderen de aandeelhouders of leden moeten kunnen beraadslagen, het woord moeten kunnen voeren en hun stemrecht moeten kunnen uitoefenen.

Dit is ook mogelijk via een telefoon- of videoverbinding, gecombineerd met e-mail voor de uitwisseling van geschreven documenten.

Een combinatie van een algemene vergadering via een telefoon- of videoverbinding en een algemene vergadering middels volmachthouders is steeds mogelijk.

 

  • De algemene vergadering kan tevens worden uitgesteld tot 10 weken na de maximumtermijn van 6 maanden. Ook de neerlegging van de jaarrekening zal in dat geval worden verlengd met een termijn van 7 maanden en 10 weken.

Deze optie is evenwel niet mogelijk voor alarmbelprocedures.

Voor welke keuze er ook wordt geopteerd, hebben de aandeelhouders of leden de mogelijkheid om schriftelijk vragen te stellen aan de algemene vergadering. De vragen kunnen dan ook schriftelijk worden beantwoord ten laatste op de dag van de algemene vergadering of via een video-conferentie.

Wij kunnen u uiteraard steeds ondersteunen in deze keuze. Indien u ervoor opteert om uw algemene vergadering te laten doorgaan via een telefoon- of videoverbinding, kunnen wij u hierbij steeds faciliteren en de vergadering via Microsoft Teams opzetten.