Van Coile & Partners CV, met zetel te Boelenaar 1, 9031 Drongen (Gent), ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0443.127.375, RPR Gent, afdeling Gent, is een accountantskantoor.

Wanneer in deze privacyverklaring verwezen wordt naar Van Coile & Partners, wordt verwezen naar voornoemde vennootschap, alsook naar elke overeenkomstig artikel 1:20 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen met Van Coile & Partners verbonden vennootschap.

In het kader van haar activiteiten worden er heel wat gegevens verwerkt, waaronder ook persoonsgegevens. Wanneer u beroep doet op de diensten van Van Coile & Partners, vertrouwt u haar uw gegevens toe.

Het kantoor verzamelt en verwerkt de identiteits- en contactgegevens dat het ontvangt van de cliënt over de cliënt zelf, zijn gezinsleden, zijn personeel, zijn medewerkers, zijn aangestelden en zijn zakelijke relaties (leveranciers of klanten van de cliënt) en over elke andere nuttige contactpersoon. Deze persoonsgegevens worden verwerkt door het kantoor in overeenstemming met de Belgische wetgeving over gegevensbescherming en de bepalingen van de Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, van toepassing sinds 25 mei 2018.

Deze privacyverklaring wil u duidelijk maken welke gegevens Van Coile & Partners verzamelt, waarom Van Coile & Partners deze verzamelt en wat Van Coile & Partners hiermee doet. Hierbij wil Van Coile & Partners er u tevens op wijzen dat Van Coile & Partners steeds te uwer beschikking staat indien u aanpassingen wenst in de gegevens waarover Van Coile & Partners beschikt.
In deze privacyverklaring wordt uiteen gezet:

• welke gegevens Van Coile & Partners verzamelt en hoe deze worden gebruik;
• hoe u uw gegevens kunt laten aanpassen.
• Welke gegevens er worden verzameld door de virtuele assistent en op welke manier;
• wanneer deze privacyverklaring van toepassing is.
• hoe de naleving van deze privacyverklaring wordt gecontroleerd en hoe wordt omgegaan met klachten omtrent deze privacyverklaring.
• hoe wijzigingen aan deze privacyverklaring worden gecommuniceerd.

Uw gegevens worden voornamelijk verzameld voor het vaststellen van basisinformatie (zoals uw naam, uw adres, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum, e-mailadres en de taal die u spreekt) maar eveneens voor meer complexe zaken (zoals de ondernemingen waarbij u betrokken bent, de functies die u heeft binnen deze ondernemingen, etc.), die Van Coile & Partners nodig heeft voor het verstrekken van diensten waarvoor u op haar beroep doet.

Van Coile & Partners heeft deze gegevens nodig voor de volgende doeleinden, en verzamelt deze gegevens op de volgende manieren:
Gegevens waarvan u Van Coile & Partners voorziet wanneer u voor het eerst in het klantenbestand van Van Coile & Partners wordt opgenomen, in toepassing van de nationale en Europese antiwitwaswetgeving.
Voor de meeste diensten van Van Coile & Partners dient u Van Coile & Partners vooraf uw identificatiegegevens (bijvoorbeeld uw naam, adres, telefoonnummers, e-mailadressen, btw-nummer, kopie van uw identiteitskaart etc.) mee te delen. Dit gebeurt via onze opdrachtbrief en E-ID reader. Deze gegevens worden opgeslagen in de databanken van Van Coile & Partners.

Gegevens die Van Coile & Partners ontvangt voor een bepaalde aangelegenheid nadat u reeds
als klant in de bestanden van Van Coile & Partners werd opgenomen.
Deze gegevens omvatten, afhankelijk van de opdracht die ons wordt toevertrouwd, onder andere:

• De samenstelling van uw familie, familiale kwesties, etc….;
• Aankopen van onroerende of belangrijke roerende goederen in eigen naam of in naam van één van de ondernemingen waarbinnen u actief bent;
• Eventuele andere gegevens, zoals bankgegevens;
• Boekhoudkundige gegevens van jaren waar Van Coile & Partners nog geen zicht op had.

Gegevens die Van Coile & Partners verzamelt middels de website www.vancoile.be.
De meeste informatie is op of via de website beschikbaar zonder dat persoonsgegevens moeten worden verstrekt.
In bepaalde gevallen kan u evenwel persoonlijke informatie worden gevraagd. Dit zal u per geval gevraagd worden. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij het gebruik van de toepassing “teamviewer”. Van Coile & Partners verzamelt echter geen persoonsgegevens met betrekking tot gevoelige categorieën, op basis van ras, religie, seksuele geaardheid of gezondheid.

Van Coile & Partners hecht veel belang aan de eerbiediging van uw persoonlijke levenssfeer.
De informatie die wij verzamelen overeenkomstig hetgeen hoger wordt beschreven, wordt behandeld in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG beter bekend onder zijn Engels afkorting GDPR; voluit de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG).

Van Coile & Partners verzamelt en verwerkt deze gegevens om de diensten te leveren waarvoor u haar tussenkomst verzocht en meer in het bijzonder voor volgende doeleinden:

• opmaak en uitvoering van de met u gesloten overeenkomst, waaronder de betaling van afgenomen producten en/of diensten, en om u de overeengekomen producten en/of diensten te kunnen aanbieden en leveren,
• om u de mogelijkheid te bieden om informatie op de website te plaatsen en uit te wisselen, en om contact te kunnen opnemen met andere gebruikers als de website daar de mogelijkheid toe biedt,
• om u de mogelijkheid te kunnen bieden dat bezoekers en geïnteresseerden in uw advertentie, contact met u kunnen opnemen wanneer u een advertentie op onze website heeft geplaatst,
• om te kunnen factureren indien het gaat om een betaalde dienst. Deze financiële gegevens worden nooit op een website gepubliceerd door Van Coile & Patners, en ook niet aan derden ter beschikking gesteld voor doeleinden anders dan het uitvoeren van de overeenkomst,
• om de beveiliging van de website te optimaliseren,
• om webstatistieken op te stellen bijvoorbeeld over het aantal bezoekers van de verschillende rubrieken van onze website,
• om u de diensten en advertenties op onze website algemeen te kunnen aanbieden,
  voor marketingdoeleinden om u gericht te kunnen informeren van veranderingen binnen de wetgeving en andere onderwerpen welke voor u relevant kunnen zijn, om u relevante e-mails en post, nieuwsbrieven, gebruikersinformatie, serviceberichten, of andere elektronische boodschappen te kunnen sturen, om u te informeren over haar diensten, bijvoorbeeld om u op de hoogte te stellen van aankomende wijzigingen of verbeteringen
• voor verdere marketingdoeleinden waarbij de gegevens aan bedrijven en/of derden kunnen worden doorgegeven zodat zij interessante en relevante product- en/of dienstaanbiedingen aan u kunnen richten,
• om onze websites en technologieën te analyseren, onderhouden, beveiligen, en optimaliseren,
• om te voldoen aan de wetten en regelgevingen waar Van Coile & Partners onderhevig aan is,
• bij beslechting van eventuele geschillen,
• voor administratieve doeleinden.

Van Coile & Partners vraagt uw toestemming voordat zij uw gegevens voor andere doeleinden verwerkt dan die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Van Coile & Partners verwerkt uw persoonlijke gegevens op haar servers. Van Coile & Partners kan uw persoonlijke gegevens verwerken op een server die zich buiten het land bevindt waar u woont, doch verzekert zich ervan dat de verwerker in overeenstemming is met de bepalingen van de GDPR.

Van Coile & Partners deelt persoonlijke gegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten Van Coile & Partners, behalve in een van de volgende omstandigheden:

Met uw toestemming:
Van Coile & Partners kan persoonlijke gegevens delen met bedrijven, organisaties of individuen buiten Van Coile & Partners wanneer u haar toestemming heeft gegeven dit te doen. Van Coile & Partners heeft uw uitdrukkelijke toestemming nodig voor het delen van gevoelige persoonlijke gegevens. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken.

Met externe partners:
Als één van de programma’s van Van Coile & Partners wordt beheerd door een externe partner/softwareleverancier, kan deze externe partner toegang hebben tot uw persoonsgegevens (waaronder uw e-mailadres en andere gegevens) in functie van beheer en onderhoud van dit programma. Deze externe partner kan mogelijk het volgende doen:

• uw gegevens openen of bewaren die zijn opgeslagen als onderdeel van uw profiel.
• uw gegevens ontvangen om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.
• de mogelijkheden beperken om gegevens te verwijderen of aan te passen.

Van Coile & Partners gaat enkel in zee met externe partners die gegarandeerd voldoen aan de GDPR-
wetgeving.

Om juridische redenen:
Van Coile & Partners deelt persoonlijke gegevens met bedrijven, instanties of individuen (bijvoorbeeld de fiscus) buiten Van Coile & Partners als zij te goeder trouw van mening is dat toegang, gebruik, behoud of openbaarmaking van de gegevens redelijkerwijs nodig is om:

• te voldoen aan de geldende wetgeving, wettelijke procedures of uitvoerbare verzoeken van overheidsinstanties;
• de op de onderlinge overeenkomst van toepassing zijnde voorwaarden af te dwingen, waaronder het onderzoeken van mogelijke schendingen van deze overeenkomst;
• fraude en technische of beveiligingsproblemen op te sporen, te voorkomen of anderszins op te lossen;
• de rechten, eigendom of veiligheid van Van Coile & Partners, haar cliënteel of het publiek te beschermen, zoals vereist of toegestaan volgens de wet.

Als Van Coile & Partners betrokken is bij een fusie, overname of verkoop van activa, blijft zij de vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens waarborgen en stelt ze haar cliënteel op de hoogte voordat persoonlijke gegevens worden overgedragen of onderworpen aan een ander privacy beleid.

Van Coile & Partners doet haar uiterste best om zichzelf en haar cliënteel te beschermen tegen ongeoorloofde toegang tot of ongeoorloofde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in haar bezit zijn. In het bijzonder is het volgende van toepassing:

• Van Coile & Partners beoordeelt periodiek en op systematische wijze haar handelswijze met betrekking tot verzameling, opslag en verwerking van gegevens, en de bescherming tegen ongeoorloofde toegang tot systemen;
• Van Coile & Partners beperkt de toegang tot persoonlijke gegevens tot medewerkers van Van Coile & Partners, contractanten en agenten die deze gegevens moeten kennen om ze voor Van Coile & Partners te verwerken. Deze personen zijn onderworpen aan strenge contractuele en/of deontologische vertrouwelijkheidsverplichtingen en kunnen worden bestraft of ontslagen als ze niet voldoen aan deze verplichtingen.

Door te communiceren met de virtuele assistent deelt u persoonsgegevens met ons. Volgende gegevens kunnen hierbij verwerkt worden:

• Persoonsgegevens zoals contactgegevens van de gebruiker, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, telefoonnummer, gsm-nummer, sociaal statuut, e-mailadres, naam rechtspersoon en andere gegevens die de gebruiker zelf ingeeft;

Deze persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor volgende doeleinden:

• Het verschaffen van assistentie via de virtuele assistent;
• Het contacteren van de gebruiker voor het verschaffen van een dienst naar aanleiding van een vraag gesteld aan de virtuele assistent
• Het inhoudelijk aanvullen, corrigeren, verbetering en/of optimaliseren van de virtuele assistent;
• Om de nodige beveiliging van de virtuele assistent te garanderen;
• Voor optimalisatie en debugging toepassingen van de virtuele assistent;

Door de virtuele assistent te gebruiken, persoonsgegevens in te geven en aan te geven om gecontacteerd te willen worden geeft de gebruiker toestemming aan Van Coile & Partners om de persoonsgegevens te verwerken.

De bewaring van de persoonsgegevens via de virtuele assistent gebeurt via systemen die voldoen aan industrienormen om zijn datacentra te beschermen tegen gegevensverlies als gevolg van stroomuitval en brand. Gegevens worden gehost op een Europese server.

Van Coile & Partners bewaart uw persoonsgegevens net zolang als nodig voor de doeleinden zoals omschreven onder punt 2 en/of zolang er een wettelijke bewaartermijn loopt, zoals bijvoorbeeld de tienjarige bewaartermijn voor persoonsgegevens welke moeten worden bewaard krachtens de wet van 18 september 2017 (anti-witwasregelgeving). Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens bewaard blijven voor archiefdoeleinden.

Van Coile & Partners streeft ernaar duidelijk te zijn over de gegevens die ze verzamelt, zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen over hoe uw gegevens worden verwerkt. U kunt bijvoorbeeld via e-mail naar info@vancoile.be een aanvraag indienen om uw gegevens te wijzigen, op te vragen of te wissen;

Ook kun u uw toestemming tot de verwerking van uw persoonsgegevens voor promotionele doeleinden, persoonlijke reclame of andere (re)marketing doeleinden geven of intrekken;
Via deze weg is het ook mogelijk om een datalek te melden.
Ingeval u zoals hierboven voorzien aangeeft uw persoonsgegevens te willen wijzigen, op te vragen of te wissen, zal Van Coile & Partners proberen deze gegevens snel bij te werken, ter beschikking te stellen of te verwijderen, tenzij Van Coile & Partners die gegevens moet bewaren voor legitieme zakelijke of juridische doeleinden. Wanneer u uw persoonlijke gegevens bijwerkt, kan Van Coile & Partners u vragen uw identiteit te verifiëren voordat zij uw verzoek kan verwerken.

Van Coile & Partners kan verzoeken weigeren die op onredelijke wijze worden herhaald, die onevenredige technische inspanningen vereisen (zoals het ontwikkelen van een nieuw systeem of het aanbrengen van fundamentele wijzigingen in een bestaande handelswijze), de privacy van anderen in gevaar brengen of zeer onpraktisch zouden zijn (zoals verzoeken met betrekking tot gegevens die zich op back-upsystemen bevinden).
Indien bepaalde wetgeving Van Coile & Partners verplicht tot het bewaren van uw gegevens, kan er op dergelijk verzoek evenmin worden ingegaan. Van Coile & Partners zal zich er in dergelijk geval wel toe engageren de toegang tot uw gegevens intern zo veel mogelijk te beperken.

Van Coile & Partners streeft ernaar haar databanken te handhaven op een manier die gegevens beschermt tegen onopzettelijke of kwaadwillige vernietiging of openbaarmaking. Daarom is het mogelijk dat Van Coile & Partners, nadat uw gegevens uit haar databanken werden verwijderd, resterende kopieën niet onmiddellijk van haar actieve servers verwijderd worden en gegevens niet uit haar back-upsystemen verwijderd worden.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die worden aangeboden door Van Coile & Partners.

Regelmatig controleert Van Coile & Partners of ze voldoet aan deze privacyverklaring. Ook wanneer Van Coile & Partners formele klachten ontvangt, zal zij contact opnemen met de persoon die de klacht heeft ingediend om vervolgacties te bespreken.

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Van Coile & Partners zal deze wijzigingen op deze pagina aangeven.