Verplichte B2B E-invoicing

E-facturatie biedt op dit gebied een tal van voordelen, met name:

• Op administratief vlak: Het gebruik van e-facturatie zal leiden tot tijdswinst aangezien het factureringsproces sneller zal verlopen, de factuur zal sneller haar bestemming bereiken waardoor betalingsachterstanden worden teruggedrongen en betalingstermijnen beter zullen worden gerespecteerd.
• De kans op factuurfraude wordt teruggedrongen. De ontvanger kan er immers op vertrouwen dat de factuur afkomstig is van haar leverancier.
• Bovendien zijn elektronische facturen goedkoper en beter voor het milieu aangezien er minder papierverbruik zal zijn.

De overheid meent ook dat de e-facturatie een eerste stap is in de strijd tegen de zogenaamde ‘BTW-kloof’, hetgeen het verschil is tussen de aangegeven btw en de geïnde btw.

De nieuwe wet zorgt voor een wettelijke verankering van de e-facturatie tussen ondernemingen.

Op wie is de wet van toepassing?

Er wordt geen onderscheid gemaakt in de grootte van een onderneming. De wet is van toepassing op alle ondernemingen, behalve onderstaande uitzonderingen:

• KMO’s die gebruik maken van het landbouwforfait
• Niet-btw-plichtige ondernemingen
• Grensoverschrijdende transacties
• Gefailleerde belastingplichtigen ten aanzien van de activiteit waarvoor ze failliet zijn verklaard

Doch ook ondernemingen die onder voornoemde uitzonderingen vallen, bereiden zich beter voor op de nieuwe wetgeving. Immers, indien hun klanten en leveranciers tot e-facturatie verplicht zijn, zullen zij hier ook aan moeten voldoen.

Wat is een “gestructureerde elektronische factuur”

Een elektronische factuur betreft een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die de automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt.

Het verzenden van een factuur in pdf-formaat (via e-mail) wordt niet als e-facturatie beschouwd. Een pdf-factuur is immers enkel gedigitaliseerd voor de verzender en niet voor de ontvanger. Hierbij is nog geen sprake van een automatisch verwerkingsproces.

Om te kunnen spreken van een elektronische factuur, moet er dus gebruik worden gemaakt van een geautomatiseerd factureringsproces. Europa heeft hiervoor een kader ontwikkeld, zijnde PEPPOL, dat de uitwisseling van facturen binnen de EU aanzienlijk vereenvoudigt.

Wat heeft u concreet nodig om aan de verplichting te voldoen?

U dient te beschikken over 3 zaken om een elektronische facturatie mogelijk te maken:

• Een facturatietool die u in staat stelt om de facturen in xml- of ubl-formaat op te stellen;
• Toegang tot het voornoemd PEPPOL-netwerk;
• Een documentverwerkingstool die in staat is om zowel de inkomende als de uitgaande facturen in te lezen en te verwerken in uw boekhouding;

Dankzij het gebruik van bijvoorbeeld Billtobox zal u nu al conform de nieuwe wet handelen.

120% kostenaftrek vanaf 2024

De investering in een factureringspakket, alsook de periodieke abonnementskosten en advieskosten ter voorbereiding op de operationalisering van deze verplichtingen zullen een serieuze kost met zich meebrengen.

De wet (en aldus de verplichting tot e-facturatie in B2B verband) zal in werking treden vanaf 01/01/2026. De regering heeft evenwel tevens een fiscale gunstmaatregel ingevoerd, om de kosten die gepaard gaan met het conformeren naar deze verplichting, te temperen.

Vanaf 01/01/2024 tot en met 31/12/2027 is er voorzien in een kostenaftrek van 120% voor dergelijke kosten.

Afschrijvingen (van bijvoorbeeld facturatiesoftware) zijn hiervan wel uitgesloten, maar hierop zou u dan weer de ‘digitale’ investeringsaftrek kunnen toepassen. Voor digitale investeringen die werden verkregen of tot stand gebracht sinds 01/01/2023 (aanslagjaar 2024) zal hiervoor een investeringsaftrek van 20,5% kunnen worden toegepast. Voor digitale investeringen die werden verkregen of tot stand gebracht vanaf 01/01/2024 (aanslagjaar 2025) zal hiervoor een investeringsaftrek van 15,5% kunnen worden toegepast.

De kenmerken waaraan de software en apparatuur zal moeten voldoen om in aanmerking te komen voor deze investeringsaftrek, zullen later nog worden opgenomen en vastgesteld bij Koninklijk besluit. Van zodra wij hierover meer informatie ontvangen, zullen wij u hieromtrent berichten.