DIENSTREIZEN

Nieuwe forfaits met ingang vanaf 01/08/2025 voor dienstreizen naar het buitenland

Werknemers en bedrijfsleiders die in het kader van hun beroep naar het buitenland reizen, maken vaak extra kosten zoals maaltijden en lokaal vervoer. Deze uitgaven worden beschouwd als kosten eigen aan de werkgever, waardoor de terugbetaling ervan in principe niet als loon wordt belast. De werkgever of vennootschap kan deze kosten vergoeden op basis van werkelijke bewijsstukken of forfaitaire bedragen die overeenstemmen met de vergoedingen van de FOD Buitenlandse Zaken.

Indien de forfaitaire kostenvergoedingen niet hoger zijn dan de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen die de FOD Buitenlandse Zaken aan bepaalde van zijn personeelsleden betaalt die met een opdracht naar het buitenland zijn gezonden, aanvaardt de fiscale administratie dat deze zonder meer de werkelijke kosten dekken en dus belasting vrij blijven als een vergoeding van ‘kosten eigen aan de werkgever of de vennootschap’.

Vanaf 1 augustus 2025 geldt er een nieuwe landenlijst met aangepaste forfaitaire dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen. De werkgever kan kiezen tussen een algemeen forfait van 37,18 euro per dag of de specifieke bedragen uit de landenlijst. Deze nieuwe bedragen gelden voor reizen vanaf 1 augustus 2025, maar mogen ook toegepast worden op eerder goedgekeurde, nog niet uitgevoerde verplaatsingen als dit voordeliger is voor de werknemer of bedrijfsleider. Het algemeen forfait van 37,18 euro per dag blijft ongewijzigd behouden.

In de lijst van de fiscale Administratie wordt er een onderscheid gemaakt tussen ‘Categorie 1’, de korte buitenlandse dienstreizen en ‘Categorie 2’, de langere buitenlandse beroepsmatige verblijven.

De eerste categorie betreffen dienstreizen van minimaal 10 uren en maximaal 30 opeenvolgende kalenderdagen.

De tweede categorie betreft de beroepsmatige verblijven van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen.

De forfaitaire dagvergoedingen worden per land vastgesteld en worden geacht de lunch- en dinerkosten, de drank- en snackkosten, de plaatselijke vervoerkosten, de telefonische communicatiekosten en de kosten in verband met andere contante uitgaven te dekken. De verplaatsingskosten naar en van de bestemming en huisvestingskosten zijn hier niet in begrepen. De lijst (welke het laatst werd gewijzigd in 2023), werd per 01/08/2025 aldus opnieuw aangepast. Bij sommige landen werd de vergoeding verlaagd, maar bij andere landen ging het dan weer om een verhoging.

Hieronder bezorgen wij de tabel van de bedragen voor de belangrijkste handelspartners van België:

TARIEF KILOMETERVERGOEDING

Daarnaast kan er dus ook een belastingvrij forfaitair bedrag aan de bedrijfsleiders of werknemers worden toegekend voor de beroepsmatige verplaatsingen met de privéauto.

Hierbij kan er een keuze worden gemaakt voor een vast jaarlijks forfait of een forfait dat per kwartaal wijzigt.

De forfaits die per 01/07/2025 van kracht zullen zijn werden in de circulaire van 28/06/2025 gepubliceerd.

Voor de periode 01/07/2025-30/09/2025 bedraagt de kilometervergoeding € 0,4309 per kilometer. De vergoeding is gedaald ten opzichte van vorig kwartaal (€ 0,4320/km in de periode 01/04/2025-30/06/2025).

Het jaarbedrag werd vastgesteld voor de periode 01/07/2025-30/06/2026 op € 0,4449 per kilometer.

Mocht u hieromtrent nog vragen hebben, aarzel niet om contact op te nemen met uw dossierverantwoordelijke.