Nieuwe regeling kostenvergoeding

28 februari 2018 Nieuwe regeling kostenvergoeding

Sinds 1 september 2017 is de regeling omtrent de toekenning van een vergoeding voor verplaatsings- en verblijfkosten aan federale ambtenaren gewijzigd. Het belang van deze regeling is echter ruimer dan enkel de openbare sector, omdat de fiscus deze vergoedingen als richtlijn gebruikt voor de beoordeling van (belastingvrije) forfaitaire kostenvergoedingen (als vergoeding van kosten eigen aan de werkgever).

Het was echter lange tijd onduidelijk in hoeverre de wijziging van de forfaits in privésector doorwerkte. Die onzekerheid neemt de Administratie nu weg in haar circulaire van 22 januari 2018 (circulaire 2018/C/8).

Er zijn verschillende categorieën geïntroduceerd, namelijk binnen- en buitenlandse dienstreizen. Daarnaast is het werken met dagdelen afgeschaft.

Binnenlandse dienstreizen

Vergoeding voor maaltijdkosten

Ambtenaren, en bijgevolg werknemers op binnenlandse dienstreis hebben recht op een dagelijkse forfaitaire vergoeding die geacht wordt de “maaltijdkosten” te dekken. Volgens de nieuwe regeling is vereist dat:
(1) de verplaatsing “minimaal zes uur” (dit was vijf uur) duurt, gerekend “vanaf het vertrek op de plaats van tewerkstelling tot de terugkeer op de plaats van tewerkstelling, tenzij rechtstreeks vanuit de woonplaats op dienstreis wordt vertrokken of rechtstreeks naar de woonplaats wordt teruggekeerd”;
(2) zij een welbepaalde afstand overschrijdt (de Administratie aanvaardt dat deze voorwaarde niet geldt in de privésector);
(3) de “federale dienst of een derde” de kost van de maaltijd niet op zich neemt; en
(4) de verplaatsing geen aanleiding geeft “tot enig ander voordeel om de maaltijdkosten te dekken”. Deze vergoeding bedraagt geïndexeerd per 1 september 2017 16,73 EUR.

Aandachtspunten hierbij zijn:
Bij een dienstverplaatsing van minder dan zes uur zal dat geval de werkgever of vennootschap moeten aantonen dat “de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn” en dat “die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.” De bewijslast is met andere woorden strenger.

Indien er maaltijdcheques worden toegekend “om de maaltijdkosten gedurende binnenlandse dienstreizen te vergoeden”, de werkgeverstussenkomst in deze cheques “in mindering moet worden gebracht van de forfaitaire vergoeding.”

Maandelijkse forfaitaire vergoeding
Volgens de nieuwe regeling kan aan een ambtenaar, en bijgevolg een werknemer of bedrijfsleider die “regelmatig” binnenlandse dienstreizen moet maken, een “maandelijkse forfaitaire vergoeding” worden toegekend voor maaltijdkosten van maximaal “16 keer” het bedrag van “de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor een personeelslid met voltijdse prestaties.” Concreet gaat het om een maximale maandelijkse vergoeding van 267,68 EUR. In dit geval geldt de voorwaarde van een verplaatsing van minimum zes uur niet.

In een dergelijk geval kan bovendien “een aanvullende vergoeding voor kosten verbonden aan internettoegang en telefoongebruik worden toegekend”, mits “de woonplaats van het personeelslid werd vastgesteld als administratieve standplaats.” Deze aanvullende vergoeding mag maximaal 60 EUR/maand bedragen (bedrag dat niet wordt geïndexeerd).

De Administratie aanvaardt dat deze “maandelijkse forfaitaire vergoeding” en deze “forfaitaire vergoeding voor internettoegang en telefoonkosten” ook kunnen worden toegekend aan werknemers en bedrijfsleiders “die hun beroepswerkzaamheden in vergelijkbare omstandigheden uitoefenen”. Volgens de circulaire gaat het “doorgaans om personeelsleden die een reizende functie uitoefenen”.

Logementskosten
Ten slotte kan aan een ambtenaar die n.a.v. een binnenlandse dienstreis buiten zijn woonplaats moet “logeren”, “een aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten” worden toegekend. Daartoe is zowel voor ambtenaren als werknemers of bedrijfsleiders vereist dat
(1) de verplaatsing 75 km beslaat;
(2) de federale dienst de kost van huisvesting niet op zich neemt; en
(3) er evenmin “enig ander voordeel van dezelfde aard” is. De vergoeding bedraagt per 1 september 2017 is dat 125,50 EUR/nacht.

Geen cumul
De voormelde forfaitaire vergoedingen kunnen niet “worden gecombineerd met de terugbetaling van maaltijdkosten en overnachtingskosten op basis van bewijsstukken, en dit cumulverbod geldt ook als een bedrijfsleider met een mandaat in twee verschillende vennootschappen een “gecombineerde dienstverplaatsing” uitvoert “voor beide vennootschappen”: het is verboden dat de ene vennootschap “de forfaitaire verblijfsvergoeding” toekent en de andere vennootschap een “terugbetaling van de werkelijke maaltijdkosten en overnachtingskosten” doet. Gebeurt dat wel, dan zal de forfaitaire verblijfsvergoeding “een belastbare bezoldiging” uitmaken.

Niet voor zelfstandigen
De circulaire bepaalt dat zelfstandigen niet mogen verwijzen naar deze vergoedingen om hun aftrekbare beroepskosten te bepalen i.v.m. beroepsmatige binnenlandse verplaatsingen. Zij kunnen hiervoor wel een akkoord vragen met de bevoegde administratie.

Inwerkingtreding
Volgens de circulaire is deze regeling in werking getreden op 1 september 2017.