Nieuwe verplichte factuurvermeldingen

31 januari 2013 Nieuwe verplichte factuurvermeldingen

1. BTW-aftrek bedrijfswagens en andere roerende goederen

Bedrijfswagens
Volgens beslissing van de BTW-administratie, heeft de belastingplichtige keuze uit drie methoden om het aandeel van het beroepsgebruik vast te stellen voor een personenwagen. Het aftrekpercentage dat wordt vastgesteld op basis van één van de methoden, moet onder meer toegepast worden op de BTW geheven op de aankoop of de huur van een voertuig, de aankoop van brandstof, de uitgaven voor herstelling en onderhoud en de aankoop van toebehoren.

Hieronder vindt u de toelichting van de drie methodes. Graag hadden we geweten voor welke methode u zal kiezen. Gelieve dit ons zo spoedig mogelijk te laten weten.

Methode 1
In de eerste methode dient een ‘volledige rittenadministratie’ bijgehouden te worden. Dit kan via een manuele invoer (bv. rittenboekje, softwareprogramma) of op een geautomatiseerde wijze (bv. aangepast GPS-systeem, applicatie op smartphone “KM Assist”). Een “volledig rittenadministratie” veronderstelt het bijhouden van de volgende gegevens met betrekking tot de dagelijkse verplaatsingen voor beroepsdoeleinden: datum van de rit, beginadres, eindadres, afgelegde kilometers per rit, totaal afgelegde kilometers per dag. Daarnaast dient ook de kilometerstand bij het begin en het einde van het boekjaar te worden geregistreerd. Dit dient bijgehouden te worden voor elke auto afzonderlijk. Woon-werkverkeer telt mee als privégebruik en geeft dus geen recht op aftrek.

Methode 2
In de tweede methode wordt het aantal beroepskilometers per auto vastgesteld in functie van de woon-werkafstand en een forfait voor overig privégebruik t.o.v. het totaal aantal gereden kilometers in dat jaar.
Formule: Afstand woon-werk x 2 x 200 + 6.000 km gedeeld door de totale afgelegde afstand tijdens het jaar.
Het bekomen percentage dient te worden afgetrokken van 100%, om het beroepsmatige gedeelte en dus het percentage dat recht geeft op aftrek te bekomen.
Het forfaitair bepaald aantal werkdagen in de formule (200) houdt reeds rekening met vakantie- en ziektedagen, thuiswerk, occasionele beroepsverplaatsingen van thuis uit, enz. Indien de omstandigheden in de loop van het jaar wijzigen, dient de formule pro rata temporis aangepast te worden.
Bij deze methode dienen dus enkel de totaal gereden kilometers bijgehouden te worden per wagen en de woon-werkafstand.

Methode 3
Methode drie tenslotte is alleen bestemd voor bedrijven met minstens vier wagens (personenauto’s of lichte vrachtwagens). Zij mogen het beroepsgebruik bij middel van een algemeen forfait vaststellen op 35%. Indien er gekozen wordt voor methode drie, dan zit het bedrijf voor 4 jaar vast aan het algemeen forfait.

De keuze voor methode 1 of 2 geldt per auto. Er kan dus bv. voor de ene auto geopteerd worden voor methode 1 en voor de andere auto voor methode 2. De gekozen methode dient voor het hele kalenderjaar toegepast te worden. Methode 3 kan niet gecombineerd worden met een andere methode en geldt voor alle auto’s en lichte vrachtwagens die de belastingplichtige daadwerkelijk gebruikt voor zijn economische activiteit en die ook privé worden gebruikt.

Officieel zijn bovenvermelde regels met terugwerkende kracht van toepassing. In de praktijk zijn de nieuwe regels pas vanaf 1 januari 2013 van toepassing. Wie echter gebruik wil maken van het algemeen forfait (methode 3), zal dat moeten toepassen vanaf 1 januari 2012.

Andere roerende goederen
Ook voor GSM’s, laptops, tablets enz. (andere roerende goederen dan auto’s) mag een algemeen forfait gebruikt worden. Volgens de administratie mag er uitgegaan worden van een beroepsgebruik (en dus een btw-aftrek) van 75%. Er kan ook geopteerd worden voor het werkelijk gebruik.

2. Facturen

Twee data
Vanaf 2013 dient elke factuur twee data te bevatten opdat de btw nog aftrekbaar zal zijn, nl.:
– De datum waarop de factuur wordt uitgereikt.
– De datum van de prestatie zelf (de datum van de levering of van de voltooiing van de dienst of de datum van de incassering van (een deel van) de prijs).

Concreet houdt dit in dat deze tweede datum moet worden vermeld voor zover de datum vastgesteld is en verschilt van de uitreikingdatum van de factuur. Wanneer de twee data dus op dezelfde dag samenvallen, dan volstaat het alleen de datum van de factuur zelf te vermelden.

Voor doorlopende leveringen/diensten moet de periode worden vermeld waarop de factuur betrekking heeft. Bij facturering vóór de levering van het goed/de dienstverrichting dient de melding bijvoorbeeld ‘te leveren’ of ‘te voltooien’ te worden opgenomen.

Nieuwe factuurvermeldingen
In een aantal gevallen moet er voortaan op de factuur niet meer verwezen worden naar specifieke bepalingen van het Wetboek van BTW of de BTW-richtlijn. Wanneer de factuur geen BTW vermeldt omdat deze verschuldigd is door de medecontractant (bv. bij intracommunautaire diensten; werken in onroerende staat; bijzondere regeling reisbureau’s, gebruikte goederen en kunstvoorwerpen) dient er enkel nog de melding “BTW verlegd” opgenomen te worden op de factuur.

Wanneer een handeling vrijgesteld is van BTW, moet er wel nog verwezen worden naar de betreffende bepaling van het Wetboek van BTW of de BTW-richtlijn.

Achterliggende bewijsstukken
Vroeger was een correcte factuur in principe de basis om btw te kunne recupereren. Sinds 2013 is het niet meer voldoende om enkel de factuur bij te houden. U moet kunnen aantonen dat de verrichting die gefactureerd wordt ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Er dienen dus ook achterliggende bewijsstukken van de verrichting bv. bestelbon, leveringsbon, alle documenten van toepassing op de factuur… bijgehouden te worden gedurende de termijn van 7 jaar. Al deze documenten