Nieuwe facturatieregels voor de btw – De elektronische factuur

21 december 2012 Nieuwe facturatieregels voor de btw – De elektronische factuur

De papieren factuur en de elektronische factuur worden op 1 januari 2013 voor de btw volledig gelijkgeschakeld. De wijze van de verzending speelt voortaan geen enkele rol meer.
Er blijft wel nog een verschil bestaan tussen de beide facturen. Voor de uitreiking van elektronische facturen is nog steeds de voorafgaande aanvaarding van uw elektronische werkwijze door de klant vereist. Die aanvaarding hoeft niet per se formeel te gebeuren, maar kan bv. ook blijken uit de verwerking van de factuur in de boekhouding van de klant of uit de betaling van de factuur.

De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van alle facturen (zowel elektronische als papieren) moet u kunnen waarborgen vanaf het tijdstip waarop u de factuur uitreikt tot het einde van de zevenjarige bewaringstermijn van uw boekhouding. Deze verplichtingen rusten zowel op de uitreiker van de factuur als op de ontvanger van de factuur.
Concreet betekent dit dat u moet kunnen garanderen dat het wel degelijk de betrokken leverancier was die de welbepaalde ontvangen factuur heeft opgemaakt en niet iemand anders. Daarnaast moest u ook kunnen garanderen dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan sinds de verzending ervan. Ten slotte moet u de factuur ten allen tijde kunnen tonen op papier of in digitale vorm (op uw computerscherm), op zo’n manier dat alle btw-gegevens van de factuur duidelijk leesbaar zijn voor de controleur.

Nieuw is dat de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid van de factuur kan blijken uit ‘een bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor aantoont tussen de factuur enerzijds en de levering van een goed of een dienstprestatie anderzijds’.
Wanneer u van uw leverancier een elektronische factuur ontvangt zijn bovenvermelde verplichtingen van belang voor uw recht op aftrek. U moet dus kunnen aantonen dat de verrichting die gefactureerd wordt ook daadwerkelijk plaatsgevonden heeft. Een voorbeeld van een dergelijke bedrijfscontrole is de vergelijking van de ‘achterliggende bewijsstukken’ van de verrichting, bv. bestelbons, leveringsnota’s, betalingsbewijzen… Al deze documenten samen moeten voor uw controleur de echtheid van de verrichting aantonen. Kunt u dat niet of zijn die bewijsstukken niet overeenstemmend, dan kan de controleur vanaf 2013 uw recht op aftrek weigeren. Een regelmatige factuur volstaat m.a.w. niet langer.
Hieruit volgt dat bestelbons, leveringsnota’s en betalingsbewijzen ook onderworpen zijn aan de zevenjarige bewaringstermijn.