E-Invoicing

21 februari 2017 E-Invoicing

E-invoicing

Bij het versturen van een elektronische factuur naar een klant staan we niet altijd stil bij de wettelijke bepalingen, zoals de aanvaarding door de afnemer en de vorm waarin we onze factuur het best doorsturen. Moet de factuur altijd in PDF verstuurd worden of mag dit ook in Word of Excel? Hieronder de verduidelijking.

Het gebruik van een elektronische factuur is toegestaan mits aanvaarding door de afnemer.

De aanvaarding moet niet noodzakelijk voorafgaan aan de eerste uitreiking van een elektronische factuur. Deze aanvaarding kan ook stilzwijgend. Dit kan bijvoorbeeld worden afgeleid door de uitdrukkelijke weigering van de eerste door de afnemer ontvangen factuur en/of uit de betaling van de elektronische factuur. Wel is het zo dat de uitreiking van een elektronische factuur aan een afnemer, zonder enig voorafgaand overleg tussen partijen, meer risico op niet-betaling van die factuur oplevert. Vandaar dat het steeds aangewezen is om voorafgaand overleg te plegen.

Daarnaast dienen ook volgende voorwaarden gegarandeerd te worden bij E-invoicing:

  • Authenticiteit van de herkomst
  • Leesbaarheid van de factuur
  • Integriteit van de inhoud

Hiermee wordt de onveranderlijkheid van de factuur bedoeld. M.a.w. moet er kunnen aangetoond worden dat de inhoud geen wijzigingen heeft ondergaan. Deze verplichting rust zowel op de leverancier van het goed of de dienst, als op de klant.

In principe zijn bij elektronische facturen alle vormen toegelaten: gestructureerde XML-berichten, pdf, elektronische fax… Zolang ze maar elektronisch verstuurd worden.

Daarnaast kunnen elektronische facturen ook bewaard worden in de formaten van tekstverwerkingsprogramma’s (Word) of spreadsheets (Excel). Nadeel van facturen in deze formaten is dat deze eenvoudig aan te passen zijn door de ontvanger en dat de integriteit van de factuur dus niet gewaarborgd is.

 

We raden u dan ook af om uw verkoopfacturen in Word of Excel naar uw klanten te versturen.

De meest voorkomende verschijningsvorm van een leesbare elektronische factuur is het portable document format (PDF).

Belangrijk voordeel van het PDF-formaat is, dat het te beveiligen is tegen het veranderen van de inhoud en dat het voorzien kan worden van een (geavanceerde) elektronische handtekening.

Voor de business-to-consumer (B2C) markt is de werkwijze van e-facturen met bijvoorbeeld PDF-formaten wel zeer geschikt. Toch voldoet het PDF-formaat niet aan ‘de definitie’ van een elektronische factuur, omdat deze meestal niet elektronisch door een ander computersysteem gelezen en geïnterpreteerd kan worden. Dat zijn de zogenaamde UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport)-standaarden enerzijds en de standaarden gebaseerd op Extensible Markup Language (XML) anderzijds.

In de praktijk zien we ook e-facturen waarbij de formaten gecombineerd worden. Let op: dit mag niet leiden tot twee facturen.

Een rechtsgeldige combinatiewerkwijze is die waarbij een intelligent PDF-bericht een leesbare factuur biedt, waaruit factuurgegevens in XML geëxtraheerd en ingeboekt kunnen worden.