De spelregels met betrekking tot de doorfacturatie van kosten aan uw klanten

14 okt De spelregels met betrekking tot de doorfacturatie van kosten aan uw klanten

Wanneer u bepaalde kosten doorrekent aan uw klanten, is er vaak twijfel welke btw-regels er gelden. Bij welke partij wordt de aftrek nu alweer beperkt?

Het antwoord op de vraag of u btw moet aanrekenen op het doorrekenen van kosten, is afhankelijk van de vraag of er sprake is van een “hoofdhandeling” of niet.
Wanneer er sprake is van een hoofdhandeling, volgen de doorgerekende kosten het btw-regime van de hoofdhandeling.
Indien er evenwel sprake is van een doorrekening van kosten die niet kadert in een geheel van prestaties, volgen deze betrokken kosten hun eigen btw-regime. In dit kader zijn er 2 mogelijkheden.

 

Er onderscheiden zich aldus drie mogelijke scenario’s, waarbij elk scenario leidt tot een ander btw-regime:

  1. De doorrekening van kosten in het kader van een andere prestatie.

Dit betreffen kosten die rechtstreeks bijdragen tot de realisatie van uw prestaties (leveren van goederen of leveren van diensten).

Hier is er aldus sprake van een zogenaamde “hoofdhandeling”, zijnde de verlening van een dienst of levering van een goed in welk kader er kosten werden gemaakt en doorgerekend aan de klant.

Deze kosten volgen dan ook de btw-regeling van de hoofdhandeling.

Bijvoorbeeld, een transportbedrijf vervoert goederen voor een klant. Dit bedrijf neemt een verzekering tegen de beschadiging van goederen tijdens het transport. Indien de verzekeringspremie wordt doorgerekend aan de klant, moet daar 21% BTW op worden aangerekend.

 

  1. De doorrekening van losstaande kosten

De kosten die niet kaderen in het geheel van prestaties, volgen hun eigen btw-regime bij de door-facturatie.

Bijvoorbeeld, een moedervennootschap huurt een kantoorgebouw welke tevens ter beschikking wordt gesteld van de dochtervennootschap. Een deel van de huurprijs wordt doorgerekend aan de dochter, los van enige andere prestatie voor de dochtervennootschap. Op deze doorrekening van kosten wordt er geen BTW aangerekend, aangezien de huurprijs is vrijgesteld van de BTW.

 

  1. De doorrekening van voorgeschoten kosten

Tot slot, kunnen er ook kosten worden doorgerekend, welke u heeft betaald in de plaats van uw klant. Dit betreffen “voorgeschoten kosten”.

De kosten worden betaald in naam en voor rekening van de klant zelf. Hierop is geen btw verschuldigd.

Bijvoorbeeld, een garagist betaalt de keuringskosten voor een wagen van zijn klant. Deze kosten worden doorgerekend zonder aanrekening van de btw.

 

Een aantal van de doorgerekende kosten verdienen evenwel nog een bijzondere vermelding:

  • De doorfacturatie van Belgische hotelkosten en restaurantkosten. Ook indien de btw wordt aangerekend bij de doorrekening van deze kosten, is deze btw aftrekbaar bij de partij die doorfactureert op voorwaarde dat hij/zij over een regelmatige factuur beschikt.
  • De doorfacturatie van autokosten: autokosten die worden doorgerekend in het kader van een hoofdprestatie zijn slechts voor maximaal 50% van deze btw aftrekbaar voor de partij die de doorfacturatie uitvoert. De partij aan wie wordt doorgefactureerd, geniet het volledige recht van aftrek.

Indien de autokosten evenwel los van enige hoofdhandeling worden doorgefactureerd, geldt voor beide partijen de 50% aftrekbeperking. Echter, wie een wagen ter beschikking stelt aan een verbonden onderneming valt niet onder deze aftrekbeperking. In dit geval dient de aftrekbeperking enkel te worden toegepast bij de onderneming aan wie de kost doorgerekend wordt.

  • De doorfacturatie van verzekeringspremies: deze kosten zijn steeds vrijgesteld van btw.
  • De doorfacturatie van schadevergoedingen: deze kosten zijn steeds vrijgesteld van btw