Het papiergebruik staat centraal in de werking van accountantskantoren.
De raming van papierverbruik in deze sector in Belgie bedraagt circa
2 miljard vel/jaar = 10.000.000 kg/jaar = stapel van 200 km hoog = 22x Mount Everest
Zowel Van Coile & Partners, als de V.A.B.F. vzw doen mee aan een pilootproject van Beco rond E-accounting.
Hierbij vindt u een woordje uitleg van wat dit project allemaal inhoudt:
E-accounting is de investering meer dan waard!
PRESTI 5-project wijst uit: E-accounting is de investering meer dan waard!
Doe zelf intern ook de e-accounting scan en maak gebruik van de praktische e-accounting handleiding
Inleiding
De beroepsverenigingen hebben het afgelopen jaar met steun vanuit het Vlaamse PRESTI 5-subsidie-programma een aansprekende scan en een handige praktijkgids ontwikkeld voor e-accounting.
Zowel de scan als de praktijkgids zijn uitgetest in een pilootproject waar 10 kantoren uit de accountancy-sector aan hebben meegedaan.
En met succes! Meer informatie vindt u hieronder en op http://stappenplan.e-accounting.org/.
Dit project is een initiatief van alle Nederlandstalige beroepsverenigingen.
Wat is e-accounting?
E-accounting houdt in dat dossiers gedigitaliseerd worden en via intra- en internet vanaf verschillende locaties toegankelijk zijn, waarbij ook de gegevens- en informatie-uitwisseling met de klant en overheid zoveel als mogelijk digitaal verloopt.
E-accounting kent onder meer volgende toepassingen:
- digitale archivering;
- internet boekhouding;
- belastingaangifte via internet;
- neerleggen van balansen/jaarrekeningen via internet;
- elektronische facturatie (‘e-facturatie’);
- elektronische verzending van loonbrieven e.d. (‘e-delivery’);
- digitale databanken benutten.
Waarom e-accounting? Doe de e-accounting scan!
Waarom is e-accounting voor kantoren uit de accountancy-sector interessant? Dat is omdat het veel voordelen biedt, zoals onder andere:
- betere en snellere vindbaarheid van informatie;
- betere en snellere toegankelijkheid van informatie;
- minder ruimtebeslag;
- betere service naar de klant;
- milieuvoordeel als gevolg van besparingen op papierverbruik, verplaatsingen, e.d.;
- veiliger en/of bedrijfszekerder informatieverkeer;
- veiligere archivering.
Samengevat:
e-accounting combineert diverse bedrijfseconomische voordelen (betere service naar de klant, besparingen op tijd en kosten) met voordelen voor het milieu (minder papier, minder toner, minder transport). Meer doen met minder dus!
Voor degenen die zichzelf willen overtuigen van de voordelen voor de eigen situatie is de e-accounting scan beschikbaar op http://scan.e-accounting.org/.
In minder dan 10 minuten tijd weet u daarmee waarom e-accounting specifiek voor u interessant is, of waarom niet.
Praktijkgids voor e-accounting
Natuurlijk vergt de invoering van e-accounting bepaalde investeringen in tijd en in geld, die vooral bij kleinere kantoren een hinderpaal lijken te kunnen vormen. Toch zijn we ervan overtuigd dat e-accounting ook bij kleinere kantoren die investeringen meer dan waard is, juist omwille van de onmiddellijke rentabiliteit. Binnen het PRESTI 5-project werd een praktijkgids voor e-accounting ontwikkeld die bovendien voor u de benodigde tijd waar mogelijk minimaliseert door een praktische wegwijzer aan te bieden. U kunt handig gebruik maken van de ervaringen die andere kantoren al hebben opgedaan! De praktijkgids vindt u hier: http://stappenplan.e-accounting.org/.
Ervaringen en praktische tips vanuit de pilootkantoren
Tijdens het pilootproject hebben de deelnemende kantoren zonder uitzondering voordelen bereikt op het vlak van betere en snellere vindbaarheid en beschikbaarheid van informatie. Vrijwel alle deelnemende pilootkantoren hebben daarnaast ook nog volgende voordelen gerealiseerd: minder ruimtebeslag, betere service naar de klant, veiliger en bedrijfszekerder informatie-verkeer en papierbesparing.
Digitaal archiveren is vaak een heel belangrijke eerste stap op het vlak van e-accounting. De ontwikkelde e-accounting praktijkgids biedt daarvoor een handig stappenplan.
In een notendop weergegeven raden wij aan de volgende stappen te doorlopen:
- maak een inventaris op van de bestaande archieven (inclusief archiefstructuur)
- definieer de gewenste bestandstructuur van het elektronische archief
- leg voor de verschillende documentstromen vast hoe ze gearchiveerd moeten worden
- bepaal wie welke taken, verantwoordelijkheden, rechten en bevoegdheden heeft
- definieer de zoekfuncties in het elektronisch archief
- stel een goede benamingconventie op voor gearchiveerde bestanden
- maak een oplijsting van benodigdheden en behoeften op vlak van soft- en hardware en selecteer de juiste applicaties om de gewenste structuur van het digitaal archief mogelijk te maken.
Lijkt dit alles onoverkomelijk? Geen nood: een goede illustratie in de vorm van een praktijkvoor-beeld werkt vaak heel leerzaam. U vindt verschillende in detail uitgewerkte praktijkvoorbeelden uit de praktijk van collega-kantoren op http://stappenplan.e-accounting.org/. Meer informatie over een praktische aanpak van digitaal archiveren vindt u daar onder het kopje ‘PRAKTIJKVOORBEELDEN EN –TIPS’.
Voor meer informatie: http://stappenplan.e-accounting.org/
Het PRESTI 5 e-accounting project is een initiatief van en/of wordt gesteund door de volgende beroepsverenigingen: A.C.V.A. ; B.A.B.-Antwerpen ; B.A.B.-Brabant ; B.A.B.-Kortrijk ; B.B.B. ; B.E.R.A. ; B.K.R. ; K.B.A.B. ; K.V.A.B.B. ; L.B.A.B. ; L.B.C.-N.V.K. ; L.V.A.B. ; M.A.B. ; M.K.A. ; U.P.E.C.-Antwerpen ; V.A.B.F. ; V.E.V.B. . W.V.I.F.F.B .